Catégories
Édition, papier et impression

Comment se passer de papier dans une entreprise

Avant de devenir écrivain à plein temps, je possédais une entreprise d’organisation professionnelle. Les clients se plaignaient souvent de l’afflux constant de papier dans leur entreprise. Des offres de cartes de crédit, des catalogues, des factures, des formulaires d’assurance, des sollicitations d’organismes et bien d’autres choses encore arrivent quotidiennement dans votre boîte aux lettres des entreprises. Vous avez également beaucoup d’autres papiers que vous devez examiner et conserver, notamment des dossiers clients, des reçus, des coupons, des articles et des magazines.

Les papiers ont une façon d’être à l’abri des regards.

Le papier a le don de s’accumuler quelques minutes seulement après que vous ayez tout trié et classé. C’est exaspérant, et ça ne semble jamais finir.

C’est le cas.

J’ai coaché des dizaines de clients à travers de sérieuses purges de papier et les ai aidés à faire la transition vers des entreprises sans papier. Se passer de papier réduit l’encombrement disgracieux dans votre entreprise, et aide également l’environnement :

Selon lui, la production de courrier indésirable détruit plus de 100 millions d’arbres chaque année. L’entreprise moyenne reçoit 41 livres de courrier indésirable chaque année, et près de 50 % d’entre eux finissent non ouverts dans une décharge. La production de courrier publicitaire gaspille environ 28 milliards de litres d’eau chaque année.

Et ces statistiques ne concernent que le courrier indésirable. Elles ne couvrent pas les factures, les lettres et d’autres types de courrier.

En plus de contribuer à la sauvegarde de l’environnement, le passage au zéro papier vous fait également gagner du temps. Si vous optez pour le zéro papier, vous n’aurez pas à trier autant de courrier ou à classer autant de documents qu’aujourd’hui. Vous économisez également de l’argent en éliminant le papier de votre entreprise. Les catalogues, les magazines et les offres de cartes de crédit vous incitent à faire des achats. Si ces articles cessent d’entrer chez vous, vous serez moins susceptible de devenir la proie de la publicité.

Conseils pour passer au zéro papier à la maison

Regardez ces conseils et stratégies pour passer au zéro papier, et choisissez ceux qui vous conviennent le mieux, à vous et à votre famille. Après tout, votre plan pour passer au zéro papier doit être pertinent pour votre style de vie.

Ne vous sentez pas frustré par les efforts à fournir pour passer au zéro papier. La transition vers un ménage sans papier exige de la patience et un engagement dévoué. Il faut également du temps pour que toutes les entités qui apportent du papier dans votre foyer ralentissent et finissent par s’arrêter complètement. Mais le temps que vous passez à faire des changements maintenant sera payant à l’avenir.

S’exclure des listes de courrier indésirable

Réduisez la quantité de courrier que vous recevez en vous retirant des listes de courrier indésirable et de catalogues. De nombreux services peuvent vous aider à vous retirer des listes de diffusion. J’ai utilisé un outil il y a plusieurs années pour gérer l’afflux de courrier chez moi. Maintenant, je ne reçois pas de courrier indésirable ou de catalogues, sauf si j’en fais la demande.

Cela permet également de contrôler la quantité de courrier envoyée à votre domicile. Comme le service il vous permet de choisir ce que vous voulez recevoir. Une fois que vous avez créé un compte, vous pouvez voir les quantités de déchets solides et de gaz à effet de serre que vous avez éliminées en choisissant de ne pas recevoir de courrier indésirable. Il permet également aux utilisateurs de ne pas recevoir d’annuaires téléphoniques.

S’inscrire pour recevoir des relevés électroniques

Signez pour recevoir des factures et des relevés électroniques par e-mail au lieu de relevés papier chaque mois. Les entités qui proposent des relevés électroniques comprennent les banques, les sociétés de câblodistribution et les sociétés de services publics.

Il est possible de s’inscrire pour recevoir des relevés électroniques.

Vous pouvez vous inscrire pour recevoir des relevés et des factures électroniques en vous inscrivant sur le site web de chaque entreprise. Vous aurez besoin de votre numéro de compte pour chaque société et d’autres informations d’identification. Il faut du temps pour configurer les comptes en ligne afin de recevoir des relevés et des factures électroniques, mais vous constaterez immédiatement une réduction du papier entrant dans votre foyer.

Payer les factures en ligne

De nombreuses institutions financières proposent des services bancaires en ligne, et des services vous permettent de consulter et de payer des factures en ligne. Les câblo-opérateurs, les sociétés de services publics et de nombreuses autres entités vous permettent de payer vos factures sur leurs sites Web. Vous pouvez même vous inscrire à des plans de paiement automatique des factures pour plus de commodité.

Il est possible de payer des factures en ligne.

Payer des factures en ligne peut être difficile pour les personnes habituées aux payer en personne. Certaines personnes ne font pas confiance aux sites web et aiment recevoir des reçus pour les paiements effectués. Cependant, gardez à l’esprit que même lorsque vous payez une facture en personne, d’une manière ou d’une autre, quelque part, le système utilisé pour traiter votre paiement est probablement basé sur le Web.

Les paiements en ligne effectués sur un site Web peuvent être difficiles à gérer.

Les paiements en ligne effectués sur le site web d’une entreprise donnent généralement lieu à un courriel automatisé qui fait office de reçu. Les banques et les coopératives de crédit incluent des informations sur les paiements effectués dans votre compte en ligne et dans vos relevés électroniques.

Il y a aussi des informations sur les paiements effectués par les banques et les coopératives de crédit.

Commencez à purger et à recycler

Une fois que vous avez cessé de recevoir du courrier indésirable, que vous vous êtes inscrit aux relevés électroniques et que vous avez commencé à payer vos factures en ligne, vous devez commencer à trier le papier existant que vous avez chez vous. Vous devez donc trier, purger et organiser vos papiers. Le bon côté des choses, c’est que ce projet à grande échelle, ennuyeux et fastidieux, peut vous donner un impressionnant sentiment d’accomplissement une fois terminé.

Démarrez petit pour réussir à trier votre paperasse, et attaquez-vous à une petite pile de papiers chaque jour. Lorsque vous passez en revue, gardez à l’esprit qu’on estime que nous ne regardons jamais 80 % des papiers après les avoir vus pour la première fois. Vous pouvez probablement déchiqueter ou jeter la plupart d’entre eux.

Au fur et à mesure que vous travaillez, vous constaterez peut-être que vous triez naturellement vos papiers en différentes piles. Les papiers que vous devez garder comprennent les factures, les dossiers fiscaux, les informations liées aux investissements et les papiers sentimentaux.

Vous pouvez également conserver les papiers qui peuvent nécessiter une sorte d’action ou de décision. Si vous pouvez prendre des mesures à son sujet en moins de deux minutes, faites-le maintenant. S’il nécessite une action ou une décision qui prend plus de deux minutes, planifiez un moment sur votre calendrier pour vous en occuper plus tard.

Les papiers qui nécessitent une action ou une décision en moins de deux minutes, faites-le maintenant.

Trier du papier peut être épuisant, mais n’oubliez pas que c’est un projet à long terme. N’essayez pas de trier et d’organiser tous les papiers de toute votre entreprise en une journée. Vous vous découragerez, vous vous épuiserez, et vous ne finirez probablement pas le travail. Travaillez sur un petit bout à la fois et laissez la quantité de papier dans votre entreprise déterminer le rythme du projet.

papiers

Numérisez vos documents

Scannez les documents que vous devez conserver et stockez-les électroniquement sur le disque dur d’un ordinateur. La numérisation de vieux papiers permet d’économiser une tonne d’espace et de réduire le désordre.

Cependant, si vous n’étiquetez pas correctement les documents, les retrouver sera un calvaire. Mettez en place un système d’étiquetage des documents, et maintenez la cohérence au fur et à mesure que vous étiquetez et numérisez vos fichiers. Créez et enregistrez un document maître qui vous aide à naviguer dans votre système de classement en ligne. Incluez des notes sur les fichiers que vous soupçonnez de pouvoir être égarés ou perdus dans votre document maître.

Investissez dans un disque dur externe pour stocker les documents archivés. Stockez les documents importants à plusieurs endroits, notamment sur votre ordinateur, sur un disque dur externe de sauvegarde et dans un lieu hors site, comme le domicile d’un membre de la famille ou d’un ami proche. Assurez-vous de pouvoir accéder facilement à votre lieu de stockage hors site en cas d’urgence.

Vous pouvez également stocker des photos et des documents sur de nombreux sites de sauvegarde en ligne fiables. Ce sont des options populaires, tout comme Dropbox. Numériser et organiser vos documents numériques est un processus qui prend du temps. Allez-y doucement, en travaillant sur quelques papiers par jour. Pour gagner du temps, vous pouvez embaucher quelqu’un pour numériser vos documents et vos photos à votre place en utilisant un service.

Utilisez une tablette ou un téléphone portable pour prendre des notes

J’avais l’habitude de griffonner mes listes d’épicerie sur de petites feuilles de papier. Maintenant, je tape mes listes sur mon smartphone. Les tablettes et les smartphones permettent d’arrêter facilement d’utiliser le papier pour les petites listes, les entrées de calendrier et les notes. Un bonus supplémentaire : comme vous avez toujours votre téléphone portable avec vous, vous ne perdrez pas ou n’oublierez pas vos notes.

Les tablettes et les smartphones peuvent vous aider à faire des économies.

Les tablettes peuvent vous aider à économiser du papier de plusieurs autres façons également. J’avais l’habitude d’imprimer les recettes que je voulais essayer parce que je ne voulais pas que mon ordinateur portable soit dans la cuisine où il pourrait être endommagé. Désormais, je consulte les recettes sur mon iPad et je le pose sur la fenêtre. Je n’ai pas besoin de gaspiller du papier à imprimer et l’iPad reste à l’écart pendant que je cuisine. Vous pouvez également utiliser votre iPad ou votre tablette pour prendre des notes en classe ou lors d’une réunion.

Numérisez votre signature

Il vous arrive de recevoir un courriel avec un document joint que vous devez signer puis renvoyer. Vous pouvez éviter de gaspiller du papier en sauvegardant une image numérisée de votre signature sur votre ordinateur. Signez un morceau de papier, numérisez-le et enregistrez-le sur votre ordinateur. Lorsque quelqu’un a besoin de votre signature sur un document envoyé par courrier électronique, vous pouvez insérer cette signature numérique au lieu d’imprimer le document. Utilisez un feutre pour votre signature afin de vous assurer que la signature numérisée est claire et facile à lire.

Si vous avez un iPad, vous pouvez télécharger l’application gratuite PowerPad Lite, qui vous permet de signer des PDF avec votre doigt, puis des soumettre par voie électronique. PowerPad Lite permet également aux utilisateurs de rédiger des notes sur l’iPad au lieu des taper.

Repensez vos abonnements

Réservez vos abonnements pour réduire le papier qui entre dans votre maison et économiser de l’argent. Réévaluez votre abonnement aux journaux – vous pourriez être en mesure d’obtenir les mêmes nouvelles en temps réel, en ligne. Réévaluez également vos abonnements à des magazines, et annulez ceux qui ne semblent pas en valoir la peine. Réutilisez les journaux pour emballer vos cadeaux de manière créative, et donnez les magazines usagés aux groupes ou organisations communautaires locaux.

Repensez vos impressions

Recherchez des moyens de réduire vos impressions. Si vous imprimez une lettre de Noël annuelle à envoyer aux clients, envisagez de sauvegarder la lettre en PDF et de l’envoyer par courriel à la place. Plutôt que d’acheter des cartes d’anniversaire et des enveloppes coûteuses pour vs collaborateurs, achetez des cartes de vœux électroniques. Pour un coût annuel minime, vous pouvez accéder à un nombre illimité de cartes de vœux électroniques.

Vous pouvez économiser du papier même lorsque vous devez imprimer un document. Réduisez la taille de la police du document à 10. Ajustez les marges pour que les mots occupent plus d’espace sur chaque page imprimée, et imprimez le document sur les deux faces du papier. En outre, transformez le verso des documents imprimés en papier brouillon. Réfléchissez à deux fois avant d’imprimer quoi que ce soit, et lorsque c’est possible, lisez plutôt les documents sur votre tablette ou votre ordinateur portable. Si vous devez partager un document, utilisez le courrier électronique.

Repensez votre utilisation du papier de toilette, des mouchoirs en papier et des serviettes en papier

Beaucoup de gens oublient que les produits en papier comprennent le papier toilette, les mouchoirs en papier et les serviettes en papier. Ces produits dévastent les arbres et l’eau à un rythme incroyable. Selon eux, si chaque foyer remplaçait un seul rouleau (500 feuilles) de papier toilette en fibres vierges par du papier toilette 100 % recyclé, nous pourrions sauver 423 900 arbres.

Achetez du papier toilette recyclé fabriqué à partir de papier post-consommation. Essayez des alternatives en tissu réutilisables, comme les chiffons au lieu des serviettes en papier et les mouchoirs en tissu au lieu des mouchoirs en papier. Ces petits changements s’additionnent rapidement pour réduire votre utilisation globale de papier.

La consommation de papier est un élément essentiel de la vie quotidienne.

Passez à un Kindle ou à un lecteur électronique

Les lecteurs électroniques comme le Kindle d’Amazon et le Nook de Barnes &amp ; Noble permettent de s’éloigner facilement des livres en papier. Recyclez vos vieux livres et achetez des livres électroniques à l’avenir pour réduire l’utilisation du papier. Si vous aimez lire, l’élimination des livres physiques libérera une quantité surprenante d’espace dans votre maison. Si vous avez une tablette ou un smartphone, recyclez également les cartes et les encyclopédies en papier.

Mot final

J’ai suivi toutes ces étapes pour réduire le papier dans mon entreprise. Il faut du temps pour se passer complètement de papier. Mais vous économisez du temps et de l’argent lorsque vous réduisez votre consommation de papier, et vous contribuez à faire une différence dans le nombre d’arbres abattus chaque année. Comme si cela ne suffisait pas, de nombreuses entreprises offrent également des primes et des participations gratuites à des concours aux clients qui choisissent de ne plus recevoir de factures papier. C’est une victoire majeure !

Avez-vous pris des mesures pour passer au zéro papier dans votre propre vie ? Quels sont vos autres conseils pour supprimer le papier ?

La question est la suivante : comment faire ?

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *